Personalmapper

Det vert oppretta ei personalmappe for kvar tilsett.

Personalmappene skal ha sakstype VPER, har fast skriveregel i malsak og integrasjon frå Visma Enterprise.

Dei “gamle” personalmappene i struktur, som vart oppretta ved inngang til nytt system i 2019, blei avslutta 1. april 2025,. Einingsleiar har framleis lesetilgong til mappene.

For fast tilsette i kommunen vert det oppretta ei personalmappe med fire undermapper ved tilsetjing i kommunen:

Skriveregel for personalmappe

Tittel 1: Personalmappe
Tittel 2: fornamn og etternamn (skjerma tekst)
Klassering: Fødselsnummer vil ligge inne som standard ordningsprinsipp og fødselsnummer leggast til som ordningsverdi ved å velje «Rediger» i menyfeltet.
Arkivdel: PERS – Personalarkiv.

Tilsetjing:

X-notat – leiar og personal/lønn er kopimottakar
Inngåande dokument - leiar er mottakar og den som står på brevet som kopimottakar vert ført som kopimottakar

Tittel

Dokumenttype

Tilbod om fast/midlertidig stilling (-sauke)

U (m/vedlegg)

Takkar ja til fast/midlertidig stilling (-sauke)

Takkar nei til fast/midlertidig stilling (-sauke)

Signert arbeidsavtale fast stilling

Signert arbeidsavtale midlertidig stilling

Signert arbeidsavtale pensjonist

Politiattest

Merknadstype POAT, skal ikkje skannast

Eigenerklæring for tuberkulose og MSRA

Teieplikt

Sikkerheitsinstruks

Tenesteattest / Tenestetidattest

Utmerking for (…..)

U / X

Søknad om dekking av utgifter til databriller

Tilskot til dekking av databriller

Vedtak om dekking av utgifter for databriller

Avtale bruk av eigen bil i teneste

Avtale om bilgodtgjering

Avtale om EK-teneste (elektronisk kommunikasjon)

Avtale om heimekontor

Søknad/Krav om fast tilsetjing/fortinnrett til jobb frå (dd.mm.åå)

Tilbod om fast tilsetting etter krav/fortrinnsrett

Fast tilsetjing/fortrinnsrett til stilling frå (dd.mm.åå)

Avslag på krav om fast tilsetting/fortrinnsrett

Endringsoppseiing grunna forhold hos arbeidsgivar

Varsel om oppseiing grunna nedbemanning Tittellinje 2: frå (dd.mm.åå)

Søknad om overføring / byte av arbeidsstad frå (dd.mm.åå)

Overflytting til ny arbeidsstad frå (dd.mm.åå)

Endring i arbeidsavtale

U m/vedlegg

Stadfesting av arbeidsforhold

Konstituering i (…..) stilling frå (dd.mm.åå)til (dd.mm.åå)

Delegert mynde for perioden (dd.mm.åå)t.o.m (dd.mm.åå)for (……..)

Tilbod om sluttpakke frå (dd.mm.åå)

U m/vedlegg

Tek i mot tilbod om sluttpakke

Oppseiing av stilling frå (dd.mm.åå)

Stadfesting på oppseiing av stilling

Opphøyr av stilling grunna alder

Signert avtale om fortsatt arbeid etter fylte 70 år

Varsel om opphøyr av arbeidsforhold (midlertidig tilsetting)

Tilbod om senioravtale

U m/vedlegg

Signert senioravtale

Senioravtale for perioden (dd.mm.åå)t.o.m (dd.mm.åå)

Arbeidsløyve <skildring>

KS-heidersmerke 25 år (dd.mm.åå)

Gåve frå arbeidsgjevar – tenesteslutt (dd.mm.åå)

Kompetanse

Leiar og personalavdeling er (kopi)mottakar

Tittel	Dokumenttype
Vitnemål frå (……) skule	X
Attest frå (……)arbeidsgjevar	X
Kurs for (……)	X
Sertifikat/godkjenning for (……)	X
Autorisasjon for (……)	X
NOKUT godkjenning av (……)utdanning frå <land>	X
NOKUT vurdering av (……)utdanning frå <land>	X
Fagbrev for (……)	X
Offentleg godkjenning for (……)	X
Søknad om økonomisk støtte til (……)utdanning	I
Svar på støtte til (……)utdanning	U m/vedlegg
Avslag på søknad om støtte til (……) utdanning	U
Avtale om bindingstid	X

Lønn og forsikring

Lønnsavdeling/lønsmedarbeidar er (kopi)mottakar (i tillegg til leiar der leiar ikkje sjølv har generert dokumentet)

Tittel

Dokumenttype

Ber om forhandlingar etter hovedtariffavtalen …

BProtokoll etter lønsforhandling

Fastsetting av ansiennitet grunna ny dokumentasjon

(For dei som nyttar forhandlingsmodulen: Brev om endra løn som følgje av lokale forhandlingar ligg i Agresso og vert dermed ikkje ført i Acos)

Melding frå KLP/SPK/NAV – (Namn på brevet/det brevet gjeld)

Melding om yrkesskade

Melding om stopp av lønn ved maks. dato

Unntak frå arbeidsgivarperioden – (Namn på brevet/det brevet gjeld frå NAV)

Permisjon og fråvær

Personal er mottakar og leiar er kopimottakar på inngåande brev.
Permisjonar er dei som ikkje gjeld korte velferdspermisjonar, som:

Omsorgspermisjon
Foreldrepermisjon
Utdanningspermisjon
Sjukepermisjon

Tittel	Dokumenttype
Vedtak frå NAV om pleiepengar – (Namn på brevet/det brevet gjeld frå NAV)	I
Søknad om ( …. )permisjon	I
Svar på søknad om (….)permisjon	U
Avslag på søknad om (….)permisjon	U
Referat frå (…..) møte	X
Sjukmelding - Plan for oppfølging	X
Sjukmelding - Avtale om (…..)	X
Innkalling til dialogmøte	U
Varsel om tap av rett til eigenmelding	U
Tap av rett til sjukmelding	U
Omplassering grunna helse	U
Avtale om utprøving av anna arbeid	X

Disiplinærsak/personalsak

Eiga sak i arkivdel DISI med tilgangskode PB

Innhald ei slik sak kan vere:

AKAN-saker
Åtvaring
Varsling
Bekymringsmelding
Referat frå møte/samtale
Melding til politi
Førehandsvarsling
Drøftingsmøte
Avskjed/suspensjon
Oppseiing
Korrespondanse med rettsinstans/advokat
Korrespondanse med arbeidstakarorganisasjonane
Innkjøpsprotokoll og oppdragsbekrefting (Advokat etc.)

Tittel	Dokumenttype
Åtvaring	U
Varsling	U
Bekymringsmelding	I
Referat frå møte/samtale (blir sendt tilsett)	U
Melding til politi	U
Førehandsvarsling	U
Drøftingsmøte	X
Avskjed/suspensjon	U
Oppseiing	U
Korrespondanse med rettsinstand/advokat	U / I
Korrespondanse med arbeidstakarorganisasjonane	U / I
Innkjøpsprotokoll og oppdragsbekrefting (advokat etc.)	X