Slik deltek du i videomøte med kommunen

Har du blitt kalla inn til eit videomøte med kommunen?

Les denne rettleiinga og noter deg møtetidspunktet, så er du førebudd til møtestart.

Dette treng du for å gjennomføre eit videomøte 

  • PC, nettbrett eller ein smarttelefon med kamera i skjermen
  • Tilgang til internett
  • Ein stad å sitte der du kan snakke fritt og ikkje bli forstyrra

Kan du nytte utstyret ditt til videomøte?

Om du kan sjå film på PC-en, nettbrettet eller smarttelefonen, har du truleg godt nok utstyr til å gjennomføre videomøtet. Hugs å sitje ein stad der du har tilgang til internett når du skal delta i møtet. Du er sjølv ansvarleg for at PC-en, nettbrettet eller smarttelefonen du bruker til videomøtet er oppdatert og sikkert. 

Slik deltek du i møtet 

Du finn lenka til videomøte i e-posten som er sendt til deg. Vi anbefaler at du finn fram lenka i god tid(15 minutt) før møtet skal starte. Om du ikkje har høve til å gjennomføre møtet på video, eller ikkje har tilgang til naudsynt utstyr, er det fint om du tek kontakt med kommunen så fort som mulig.

Før møtet startar

Vi anbefala at du testar at det tekniske fungera før møtet startar. Det gjer du ved å gå til https://webex.com/test-meeting og logge deg inn til eit testmøte. Ved innlogging blir du spurt om å installere programmet Webex. Det skal du ikkje gjere. Du skal trykke på teksten «Join from your browser». Om du får lyd og bilde så fungerer testen, og då vil videomøtet også fungere.

Du må forsikre deg om at utstyret du har tenkt å bruke til videomøtet fungera, og at du har tilstrekkeleg internetthastigheit der du skal sitte. Syt for du har innkallinga til møtet med lenka som gjev deg tilgang.

Er du brukar av ei kommunal teneste?

Om du er brukar av ei kommunal teneste ber vi deg om å ha gyldig legitimasjon klar då du kan bli bedt om å legitimere deg i videomøte. Dette er for å sikre at tilsette i kommunen kan være sikker på at ein snakkar med rett person. Dersom du kjenner den tilsette i kommunen som kallar inn til møtet frå før, er ikkje legitimasjon naudsynt.

For at du skal ha mest mulig utbytte av møtet bør du kunne prate fritt. Difor er det viktig at du finner ein passande stad å sitte utan at andre kan høyre det som vert sagt i møtet, og slik andre ikkje kan sjå skjermen din. Dette for å ta i vare krav til personvern. Plasser deg difor på ein stad der ingen andre får med seg samtalen. Ikkje sitt på ein kafé, toget, bibliotek eller liknande. Om du har hovudtelefonar er det anbefalt å nytte dei. 

Tryggleik og personvern – gjeld for deg som er brukar av kommunal teneste

  • Frå kommunen er det bare den/dei som skal være med i møtet som er til stades  
  • Du kan bli bedt om å legitimere deg i videomøte, så ha legitimasjon tilgjengeleg. Vis fram legitimasjonen om du vert beden om det
  • Det er ikkje mulig for andre å sjå eller lytte til videomøtet. Samtala er kryptert. Det betyr at møtet er sikkert.  
  • Det vil ikkje bli gjort noko form for opptak av videosamtalen. Om det er avtalt eller lovpålagt vil kommunen lage eit referat etter møtet.   

Meir informasjon om personvern kan hentast frå kommunen si heimeside: https://www.volda.kommune.no/personvern/

 

Råd underveis i møtet 

Start 

  • Klikk på lenka i innkallinga som du har fått, eller kopier og lim inn lenka i nettlesaren din
  • Føl instruksjonane 
  • Om du blir bedt om å gi tilgang til kamera og mikrofon, må du tillate det. Om ikkje vil ikkje tilsette i kommunen kunne sjå eller høyre deg

Undervegs

  • Om lyden ikkje fungerer, kan du via «Innstillingar» på PC-en, nettbrettet eller smarttelefonen velje kva mikrofon og høgtalar som skal nyttast  
  • Undervegs i møtet kan du skru av lyd eller kamera midlertidig ved behov, og dele skjerm med dei andre deltakarane om du ønskjer å vise fram eit dokument eller bilde til alle som deltek i møtet

Avslutt møte 

  • Når møte er ferdig, avsluttar du det i skjermbildet(raud ring med X i) og lukkar nettlesaren din