Personvernerklæring

Denne personvernerklæringa gjer greie for korleis Volda kommune samlar inn og nyttar personopplysningar.

Kven er behandlingsansvarleg

Volda kommune ved rådmannen er behandlingsansvarleg for personopplysningar vi har, dette gjeld uavhengig av om vi har avtale med ekstern leverandør for lagring av data.

Om vi har avtale med ekstern leverandør for behandling av personopplysningar skal det alltid ligge føre ein databehandlaravtale.

Dersom du har spørsmål om personvern kan du ta kontakt med Volda kommune sitt personvernombod:

Karen Vanessa Sundgot Gurskevik: karen.gurskevik@ikamr.no, tlf 920 76 580.

 

Du kan og ta kontakt med kommunen i saker som er knytt til personvern, telefon: +47 70 05 87 00 / e-post: personvern@volda.kommune.no.

Opplysningar som du sender inn til kommunen, blir sendt til rette saksbehandler/behandlingsansvarleg.

Opplysningane gjer våre tilsette i stand til å utføre saksbehandling av din førespurnad. Dei innsamla opplysningane om deg vert behandla på same måte enten du sender inn papirdokument eller elektroniske dokument.

 

Personvern

Overordna personvernerklæring

Volda kommune vil at du skal føle deg trygg på at dine personopplysningar blir behandla på ein sikker og trygg måte.

Vi behandlar personopplysningar etter desse personvernprinsippa:

  • Lovleg, rettferdig og opent
  • Etter definerte formål
  • Dataminimering. Det skal ikkje lagrast meir enn kva det er nødvendig for å realisere innsamlingsformålet.
  • Riktigheit – personopplysningane som vert behandla skal vere korrekte.
  • Verna mot utilsikta endringar, men oppdaterte
  • Konfidensialitet
  • Ikkje lagra lenger enn det som er nødvendig eller lovpålagt

Les meir om personvernprinsippa på datatilsynet.no.

Kva betyr personvernerklæringa for deg?

Den 20. juli 2018 blei ny personvernforordning (også kalla GDPR) gjeldande i Noreg.

Dette førte til at personvernlovgivinga er lik i heile Europa. Lova gir deg som innbyggjar rett til sjølv å fastsetje korleis dine personopplysningar skal behandlast og kven som skal få tilgang til personopplysningane dine.

Det er strengare krav til dokumentasjon og risikovurderingar for verksemder og dei blir registrerte rettane er på fleire område er styrka.

 

Personvernforordninga inneber mellom anna at:

  • Kommunen skal vere meir open rundt innsamling og bruk av personopplysningar. Den som ber om samtykke til å bruke opplysningar, skal gi klar og tydeleg informasjon om korleis personopplysningane skal brukast.
  • Kommunen skal grunngje og avgrense bruk av personopplysningar. Det er ikkje lov å samle inn eller lagre personopplysningar ein ikkje treng. Opplysningar som det ikkje lenger er behov for, skal slettast.
  • Kommunen skal korrigere feil eller ufullstendige opplysningar.
  • Under visse vilkår kan du ha rett til å ta med deg personopplysningar frå ei verksemd til ein annan.
  • Du har i visse tilfelle ein rett til å protestere mot behandling av personopplysningane dine.
  • Du kan sleppe at det blir tatt viktige avgjerder om deg basert på ei heilautomatisert behandling av personopplysningar.

Du kan og ta kontakt med kommunen i saker som er knytt til personvern, telefon: +47 70 05 87 00 / e-post: personvern@volda.kommune.no.

Personvernombod

Kommunen har eit personvernombod som mellom anna har til oppgåve å gi råd til kommunen om korleis personvernlovgivinga best mogeleg skal takast i vare, samt vere med på å kontrollere at kommunen følgjer opp pliktene sine etter personvernlovgivinga. Innbyggjarane kan ta kontakt med kommunen sitt personvernombod. Karen Vanessa Sundgot Gurskevik: karen.gurskevik@ikamr.no, tlf. 92 07 65 80.

Kva er det rettslege grunnlaget for behandling av personopplysningar om deg?

For at Volda kommune kan levere kommunale tenester og ytingar til deg som innbyggjar er det nødvendig å behandle personopplysningar. Det gjeld også i relasjon til kommunens tilsette, foreiningar, verksemder og andre samarbeidspartnarar.

All bruk av personopplysningar må ha eit rettsleg grunnlag for å være lovleg. Kommunen må ha identifisert om det finnes eit behandlingsgrunnlag før opplysningane vert samla inn. Dersom dette ikkje er til stades, er bruken av personopplysningane ulovleg.

 

Behandlingsgrunnlag vert heimal i artikkel 6 i personopplysningsloven (lovdata.no)

"Behandlingen er bare lovlig dersom og i den grad minst ett av følgende vilkår er oppfylt:

a) den registrerte har samtykket til behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål,

b) behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse,

c) behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige,

d) behandlingen er nødvendig for å verne den registrertes eller en annen fysisk persons vitale interesser,

e) behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt,

 

Sentrale lovverk og forskrifter som regulerer kommunen si handsaming av personopplysningar:

  • Europeisk personvernforordning (GDPR) regulerer kommunen si behandling av personopplysningar.
  • Ny personopplysningslov utfyller personvernforordninga (GDPR) på enkelte område.
  • Offentleglova med forskrifter inneheld reglane for når eit dokument er offentleg tilgjengeleg for ålmenta, og når eit dokument er unnateke offentlegheit. Volda kommune praktiserer meiroffentlegheit, det vil seie at kommunen så langt det er mogeleg etterstrever at dokument skal vere offentlege. Dokumenter som ikkje er unnateke, er tilgjengeleg i offentleg journal på heimesida.
  • Forvaltingslova inneheld saksbehandlingsreglar for korleis saka din vil bli behandla. Som part i saka har du særskilde rettar, mellom anna om innsyn i saka sine dokument.
  • Arkivlova inneheld mellom anna reglar for korleis dokument blir lagra, samt avlevering til arkivinstitusjon.
  • Opplæringslova inneheld reglar om mellom anna innsamling, bruk og lagring av opplysningar til bruk i grunnskulen og ungdomsskulen.
  • Helseregisterlova inneheld reglar om korleis helseopplysningar som blir samla inn vil bli behandla, medrekna korleis dei blir sikra, kven som har tilgang og om dei kan utleverast til andre.
  •  

Andre aktuelle lover som gir kommunen høve til å handsame personopplysningar for å oppfylle kommunen sine lovpålagde oppgåver:

  • Kommunelova
  • Arkivlova
  • Arbeidsmiljøloven
  • Barnevernloven
  • Sosialhelsetenesteloven
  • Helse- og omsorgstenesteloven
  • Helsepersonelloven
  • Helseregisterloven
  • Folketrygdloven
  • Nav-loven
  • Rekneskapsloven
  • E-kom loven

 

Samtykke

I nokre tilfelle kan kommunen behandle personopplysningar basert på samtykke frå deg. I slike tilfelle skal du få informasjon om kva behandlinga går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke til behandling av personopplysningane dine.  Du kan når som helst trekke samtykket ditt til behandling av personopplysningar tilbake. Korleis du gjer dette, vil du normalt bli orientert om når vi innhentar samtykket ditt.  

Kvar hentar vi personopplysningar frå?

Volda kommune hentar inn nødvendig informasjon frå deg direkte når du søkjer om ei teneste frå kommunen.

Når vi tilbyr lovpålagde tenester til innbyggjarane våre, kan vi, dersom det er nødvendig, hente opplysningar om deg frå andre offentlege myndigheiter eller offentlege register, eksempelvis likningsopplysningar eller andre opplysningar frå Skatteetaten, NAV eller Folkeregisteret.

Vi samlar og inn personopplysningar når du søker om ei teneste gjennom våre søknadsskjema.

Kva for personopplysningar handsamar vi?

Kva personopplysningar vi samlar inn er avhengig av kva teneste du har behov for, eksempel kan vere heimeteneste, barnehageplass, byggesøknad, skule og liknande.

  • Kontaktopplysningar som namn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.
  • Opplysningar som er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsnummer, D-nummer, kjønn, statsborgarskap
  • Opplysningar om relasjonane dine til andre, eksempelvis namn på ektefelle, sambuar, barn, sivilstatus
  • Helseopplysningar som diagnose eller medisinar
  • Opplysningar knytte til dei tenestene som du som innbyggjar nyttar, til dømes barnehage, skule, byggjesak m.m.

Du kan lese meir om kva ei personopplysning er på datatilsynet.no..

Korleis samlar vi inn personopplysningar?

I mange tilfelle er det du som sender personopplysningane direkte til oss, til dømes gjennom å fylle ut eit elektronisk skjema eller papirskjema på heimesida vår. Opplysningane som du fyller inn i skjemaet, vert registrert inn i dei aktuelle fagsystema til kommunen.

Opplysningane kan og vere henta gjennom skulegang, opphald på institusjon, tilsetjingsforhold i kommunen m.m.

Vi hentar og opplysningar gjennom nasjonale register, slik som folkeregisteret eller eigedomsregisteret (matrikkel). I dei tilfelle der opplysningane vert henta frå slike register, blir dette gjort med ditt samtykke eller med grunnlag i lov eller forskrift.

Korleis tek vi vare på personopplysningane dine?

Vi tek vare på personopplysningane dine på ulike måtar, og vi fører kontroll over kven som har tilgang til personopplysningane dine. Dei ulike fagsystema har avgrensa tilgang, det er berre tilsette med tenestleg behov har tilgang til systema.

Volda kommune lagrar personopplysningar om deg så lenge det er nødvendig for å oppnå det formålet personopplysningane vart samla inn og behandla for. Dette vil seie at personopplysningane vert lagra til formålet er oppnådd, eller så lenge krav lovheimel krev det. Til dømes vil arkivlova påverke kor lenge personopplysningar vert lagra. Vi må kunne dokumentere kva tenester vi har gitt deg eller kva som har skjedd i saka di. Det er lovene som avgjer kor lenge vi må bevare desse opplysningane. Ein del av opplysningane skal etter lova bevarast til evig tid, og kan ikkje slettast.

Dersom kommunen handsamar personopplysningar med grunnlag i ditt samtykke, vil vi slette opplysningane dersom du trekk tilbake samtykket, eller slette opplysningane i samsvar med den tida som du samtykka for.

Kven utleverer vi personopplysningar dine til?

Gjennom våre elektroniske løysingar vil ein del informasjon kunne overførast til eksterne mottakarar, som til dømes, sjukehus, NAV mfl. Dette vil berre skje når kommunen har lovbestemt plikt til å utlevere slike opplysningar, og berre til det formålet opplysningane er meint til.

Opplysningane vert og behandla av nokre av våre IKT-leverandørar. I slike tilfelle er det inngått databehandlaravtale med leverandørane for å sikre at desse behandlar opplysningane i samsvar med personopplysningslova.

Kor lenge oppbevarer kommunen personopplysningane dine?

Vi lagrar personopplysningane dine så lenge det er nødvendig for det formålet personopplysningane er samla inn for.

  • Personopplysningar vi behandlar for å oppfylle ei lovpålagd plikt, blir lagra så lenge lovheimelen krev det, til dømes etter føresegner i arkivlova.
  • Personopplysningar som er vi behandlar på grunnlag av samtykket ditt, blir sletta dersom du trekker samtykket.
Kven er behandlingsansvarleg i Volda kommune?

Behandlingsansvarleg er den som avgjer formålet med behandlinga av personopplysningar, og korleis opplysningane skal nyttast.

I Volda kommune er det kommunedirektøren som er øvste ansvarlege. Praktiske oppgåver og tilsyn med personvernet er ivareteke og blir som regel delegert til kommunalsjef og annan leiar. Kommunen har rutine for korleis dette vert ivareteke, og fører protokoll for kvart fagsystem der roller er avklara.

Kva for rettar har du?

Rett til innsyn i eigne personopplysningar

Når kommunen handsamar personopplysningar om deg, har du rett på å vite kva opplysningar som vert handsama, kva opplysningane vert brukt til og kor lenge dei vert lagra.

Forslag til vidare lesing:
- Personvernforordninga artikkel 15
- Datatilsynet om rett til innsyn

 

Rett til retting av personopplysningar

Dersom du oppdagar at kommunen behandlar opplysingar om deg som er urette, kan du krevje retting (jf. personvernforordninga artikkel 16). Du må kunne sannsynleggjere at opplysingane er urette og kva som er korrekt.

Kommunen skal utføre retting utan ugrunna opphald og normalt seinast innan ein månad.

Forslag til vidare lesing:
- Personvernforordninga artikkel 16
- Datatilsynet om rett til retting

 

Rett til sletting av personopplysningar

I enkelte tilfelle kan du krevje at personopplysingar om deg blir sletta. Dette vert også kalla «retten til å bli gløymt». Dersom du meiner at kommunen handsamar informasjon om deg som ikkje er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen vert sletta. Dette gjeld ikkje dersom opplysningane skal oppbevarast med heimel i anna regelverk, t.d. arkivlova.

Forslag til vidare lesing:
Personvernforordninga artikkel 17
- Datatilsynet om retten til sletting

 

Retten til avgrensing av behandling av personopplysningar

I nokre tilfelle kan du be om at måten kommunen bruker personopplysingane dine på blir avgrensa. I så fall kan personopplysingane dine lagrast, men ikkje blir brukt til noko.

I følgjande situasjonar kan du krevje avgrensing av behandling av personopplysingar:

  • Du meiner opplysingane lagra om deg er feilaktige. Medan dei behandlingsansvarlege kontrollerer opplysingane, kan behandlinga bli avgrensa i ei periode.
  • Du har brukt retten din til å protestere, og kommunen held på å avgjere om protesten din skal takast til følgje.

 

Forslag til vidare lesing:
- Personvernforordninga artikkel 18
- Datatilsynet om retten til avgrensing av behandling av personopplysnignar

 

Retten til protestere mot behandling av personopplysningar

Du kan protestere på at kommunen handsamar opplysningar om deg. Retten gjeld ikkje når kommunen handsamar personopplysningar om deg for å utføre ei avtale du har med oss, eller dersom kommunen er pålagt gjennom lov å handsame opplysningane.

Forslag til vidare lesing:
- Personvernforordninga artikkel 21
- Datatilsynet om retten til å protestere

 

Retten til dataportabilitet

Dersom vi handsamar opplysningar om deg med grunnlag i eit samtykke eller ei kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysningane om deg til deg eller til ein annan behandlingsansvarleg. 

Forslag til vidare lesing:
- Personvernforordninga artikkel 20
- Datatilsynet om retten til dataportalitet

 

Klage

Du kan klage til Datatilsynet dersom du ikkje er nøgd med korleis kommunen handsamar  personopplysningane dine, eller du meiner at handsaminga ikkje er i samsvar med personvernreglane. Informasjon om korleis du går fram finn du på nettsidene til Datatilsynet. Sjå korleis kontakte Datatilsynet

 

Korleis kan du krevje dine rettigheiter

Førespurnad om å krevje ein eller fleire av rettigheitene dine, kan sendast til:

  • e-post: personvern@volda.kommune.no
  • Brev: Volda kommune, Stormyra 2, 6100 Volda (merk brevet “Personvernerklæring - rettigheiter”)

Kommunen kan be deg om å stadfeste identiteten din, eller be deg legge fram meir informasjon før kommunen handsamar førespurnaden din. Grunnen til dette er at kommunen må vere sikker på at du er den du er, og at det ikkje er nokon andre som utgjer seg for å vere deg.

Alle kommunen sine saksdokument er som hovudregel offentlege. Send difor ikkje e-post til kommunen med informasjon som du ikkje ønskjer skal bli allment kjent. Kommunen er etter arkivlova forplikta til å føre offentleg journal. Av journalen skal all korrespondanse til og frå kommunen gå fram. Kommunen sin offentlege postjournal kan du finne her: https://innsyn.volda.kommune.no/wfinnsyn.ashx?response=journalpost_postliste&showresults=true

 

Pressa og publikum sitt innsyn etter offentleglova

Hovudregelen etter Offentleglova er at forvaltingsorgana sine saksdokument er offentleg tilgjengelege. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjere seg kjend med innhaldet i kommunen sine saksdokument. Din førespurnad til oss vil dermed også vere offentleg. Kommunen handterer likevel ein del dokument som inneheld teiepliktige opplysningar. Slike dokument blir unnateke offentlegheit. Interne dokument kan også verte unnateke offentlegheit dersom det finst lovheimel for det.

 

Protokoll over behandling av personopplysningar

Volda kommune er pliktige til å føre protokoll over personopplysningar som vert handsama i kommunen. Dette vil seie at kommunen skal ha oversikt over alle behandlingar der det er registrert personopplysningar, og at desse inngår i ein behandlingsprotokoll.

Kommunen skal vere open i si handsaming av personopplysningar, og kommunen gir difor, på førespurnad, innsyn i behandlingsprotokollane.

Protokollane inneheld informasjon om:
- Kven som har ansvaret for handsaminga
- Verksemdsområde (sektor- avdeling)
- Kva behandlinga gjeld
- Formålet med behandlinga
- Kategoriar av registrerte personar det vert handsama personopplysningar om (tilsette, søkjar, elev m.m.)
- Kategoriar av personopplysningar som vert handsama (t.d. namn, fødselsdato m.m.)
- Informasjon om kor opplysningane vert henta frå
- Informasjon om kven som mottek personopplysningane
- Kommunen sitt behandlingsgrunnlag (artikkel 6 i personvernforordninga)
- Kva system som vert nytta i behandlinga
- Kor lenge opplysningane vert lagra – tidsfristar for sletting
- Informasjon om tekniske og organisatoriske sikkerheitstiltak
- Informasjon om behandlinga kan innebere høg personvernrisiko for den registrerte
- Informasjon om databehandlar
- Namn og kontaktopplysningar til felles behandlingsansvarleg
- Skildring av nødvendige garantiar ved overføring av data til tredjeland eller internasjonale organisasjonar

 

Dersom du har behov for informasjon om som kjem fram av kommunen sine behandlingsprotokollar av personopplysningar, kan du vende deg til kommunen og be om ein kopi av den aktuelle protokollen.

Førespurnad kan sendast til: personvern@volda.kommune.no

Korleis kan du kontakte personvernombodet?

Volda kommune har eit personvernombod som du kan kontakte dersom du har spørsmål om kommunen si handsaming av personopplysningar. Personvernombodet har ei uavhengig rolle, og skal passe på at kommunen handsamar personopplysningar i tråd med regelverket.

Du kan lese meir om personvernombodet på datatilsynet sine nettsider.

Personvernombod:

Karen Vanessa Sundgot Gurskevik: karen.gurskevik@ikamr.no, tlf. 920 76 580.

Kontakt

Sonja Håvik
rådgjevar
E-post
Telefon 70 05 88 82
Mobil 928 89 326