Formålet med innsynsretten er å gi ålmenta innsikt i dei sakene som kommunen handsamar. Innsynsretten gjeld dokument som er i kommunen sine arkiver eller kontor. Innsynsretten gjeld også journal og liknande register og møtekart til folkevalte organ. Eit "dokument" er ikkje berre papirbaserte dokument. Etter loven sin definisjon gjeld retten all lagra informasjon utan omsyn til kva medium som er nytta for lagringa. Offentleglova sin hovudregel er at alle saksdokument i kommunen er offentlege, dersom det ikkje er gjort unnatak som er heimla i lov. Sjølv om eit dokument kan unnatakast frå offentleg innsyn, skal kommunen vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjerast kjent heilt eller delvis (meiroffentleg).

Sensitive personopplysningar

Sensitive personopplysningar (slik som til dømes etnisk bakgrunn, politisk eller religiøs oppfatning og helseforhold) er unnateke offentleg innsyn og vil derfor ikkje kunne publiserast utan samtykke. Det same gjeld andre personopplysningar som ikkje er unnateke offentleg innsyn, men som vil kunne oppfattast som belastande å få offentleggjort.

Elektronisk skjema for innsyn, retting og sletting

Før publisering må kommunen vege mellom omsynet til innsyn og vernet til den einskilde (personvern). Når det gjeld innsyn i dokument må vi forholde oss til offentleglova og forvaltningslova.

Det er ikkje krav om at den som ber om innsyn må ha sakleg interesse. Krav om innsyn må imidlertid knytte seg til "ei bestemt sak".

eDialog

Volda kommune oppfordrar innbyggjarane til å nytte eDialog om du ynskjer å sende dokument via ein sikker kanal. Mange sender oss e-post i dag. Det kan vere ein usikker kanal fordi den kan hackast, e-post kan verte stoppa i spamfilter og saksbehandlaren du sender til, kan vere borte lenge. Med eDialog kan du trygt sende oss brev og dokument elektronisk sjølv om dei inneheld sensitiv informasjon.

Betaling

Innsyn i offentlege dokument er som hovudregel gratis. Dersom dokumenta det vert bede om innsyn i er tilgjengeleg elektronisk og vert oversendt elektronisk, er det ikkje høve til å ta betalt for dette. Ved utskrift eller kopiering av dokument som i antal er over hundre A4-ark i ei sak, kan forvaltningsorganet krevje ei krone pr. ark utover hundre i tillegg til porto for å sende ut. Det er også i einskilde høve muleg å ta betalt for utskrift eller kopier på uvanleg format eller av høgkvalitet, eller ved kopiering til anna lagringsmedium enn papir. Betaling kan ikkje overstige dei faktiske kostnadane organet har hatt til kopiering. Det kan ikkje takast betaling for den tida som går med til å handsame krav om innsyn og å kopiere dokument.

Pasientjournalar som er handsama etter pasient- og brukerrettighetsloven § 5-1 kan vi ta betalt utskrift for jf. forskrift om pasientjournal § 12. For andre utskrifter frå kommunen sine arkiv gjeld offentleglova § 8.

Postlister

Ein offentleg postjournal er ei liste over inngåande og utgåande post, samt notat og saksframlegg, til eit offentleg organ. Postlistene gjenspeglar inn- og utgåande korrespondanse i kommunen. Alle arkivverdige dokument som kjem til kommunen vert skanna inn og journalført. På same måte vert alle dokument som sakshandsamarane skriv og sender ut, journalført. Ei postliste er ei opplista oversikt over dette, den skal innehalde namnet på saka og dokumentet, namnet på saksbehandlar, avsendar/mottakar og det skal kome fram om den er unnateke offentleg innsyn.

Vi gjer merksam på at sakshandsaming som skjer i dei ulike fagsystema i Volda kommune ikkje kjem på postlista. Det gjer heller ikkje arkivdelane: elevarkiv, barnehagearkiv, pasientarkiv, personalarkiv, startlån og logoped. Vi gjer merksam på at det likevel kan stillast krav om å få utlevert postliste der dokumentasjonen frå desse arkivdelane er med.

Møtedokument

Innkallingar og protokollar frå politiske møte vert lagt ut på heimesida. Innkallinga inneheld saksliste og saksframlegg til dei politiske sakene. Protokollen inneheld tilråding og vedtak i politiske saker.

Klage

Om forvaltningsorganet avslår krav om innsyn, skal organet vise til den lovheimelen som avslaget er grunna i. Organet skal også opplyse om rett til klage og klagefristen.

Den som har fått avslag på krav om innsyn, kan klage på avslaget til det forvaltningsorganet som er nærast overordna det forvaltningsorganet som har gjort vedtaket. Statsforvaltaren er klageinstans når avslaget er vedteke av kommunalt eller fylkeskommunalt organ. Klagen skal avgjerast utan ugrunna opphald. I tilknyting til klagehandsamingen kan klageorganet også bestemme at dokumentet skal gjerast kjent heilt eller delvis etter regelen om meiroffentlegheit.

Interkommunalt samarbeid og kommunalt eigarskap

Interkommunalt samarbeid eller kommunesamannslutning vert stadig meir vanleg. For lovpålagte oppgåver som inneber utøving av offentleg mynde, set lova visse krav til organisatoriske løysingar. Dette vert grunngjeve med at når kommunen opptrer som myndigheitsorgan, er det naudsynt å ivareta omsynet til innbyggjerane sin rettstryggleik, demokratisk kontroll på ein helt annan måte enn når kommunane driv forretningsdrift. Les meir om dette og kvar arkivansvaret ligg.